Lean ir AI: mažiau rankinio darbo, daugiau laiko svarbioms užduotims.
Automatizavimą pradedame ne nuo įrankio. Pirmiausia išsiaiškiname, kur procesas stringa, kokie veiksmai kartojasi ir ką verta supaprastinti. Tik tada parenkame AI ar automatizavimo sprendimą, kuris sumažina rankinį darbą ir klaidų tikimybę.
Automatizuojame tai, ką iš tiesų verta automatizuoti.
Mažiname pasikartojantį rankinį darbą
Duomenų perkėlimas, laiškų rūšiavimas, periodinių ataskaitų rengimas ar informacijos suvedimas gali vykti automatiškai. Žmonėms lieka sprendimai, kuriems reikia konteksto, atsakomybės ir profesinio vertinimo.
Pirmiausia sutvarkome procesą
Neautomatizuojame nereikalingų žingsnių vien todėl, kad tai techniškai įmanoma. Įvertiname proceso tikslą, įvestis, sprendimo taškus ir išimtis, tada pasirenkame, ką pašalinti, supaprastinti ar automatizuoti.
Matuojame rezultatą
Dar prieš diegimą sutariame, ką matuosime: kiek darbo valandų sutaupoma, kiek sumažėja klaidų ir kaip keičiasi atsakymo ar užduoties atlikimo laikas. Automatizavimas turi duoti aiškią naudą, o ne tapti dar vienu įrankiu, kurį reikia prižiūrėti.
Kokius procesus galime automatizuoti.
Klientų užklausų klasifikacija
Sistema perskaito gaunamą laišką, nustato jo temą ir perduoda užklausą atsakingam darbuotojui. Nestandartiniai ar neaiškūs atvejai paliekami žmogaus peržiūrai.
Dokumentų rengimas
Pasiūlymai, ataskaitos ar standartiniai dokumentai parengiami iš patvirtintų duomenų ir šablonų. Prieš siunčiant numatomas žmogaus patikrinimas, ypač kai dokumentas turi teisinę ar finansinę reikšmę.
Duomenų ataskaitos
Sistema nustatytu laiku paima duomenis iš „Excel“, CRM ar kito šaltinio ir parengia savaitės santrauką. Vadovas gauna ne tik skaičius, bet ir pažymėtus nukrypimus, kuriuos verta peržiūrėti.
Procesų stebėjimas
Atsakingas žmogus gauna pranešimą, kai svarbus rodiklis viršija nustatytą ribą arba procesas sustoja. Informacija pateikiama tada, kai reikia veiksmo, o ne paslepiama dar vienoje retai peržiūrimoje suvestinėje.
Įrankius parenkame pagal procesą, duomenų aplinką ir saugumo reikalavimus.
ChatGPT
Teksto rengimas, informacijos analizė ir pagalbiniai asistentai
Claude
Didelės apimties dokumentų analizė ir programavimo užduotys
M365 Copilot
Darbas su „Excel“, „Word“, „Teams“ ir „Outlook“ aplinka
n8n
Sistemų sujungimas ir automatizuotos darbo eigos
Power Automate
„Microsoft 365“ procesų automatizavimas
Notion AI
Žinių bazės paieška, santraukos ir turinio tvarkymas
Nuo proceso analizės iki veikiančios automatizacijos.
Proceso analizė
Išsiaiškiname proceso tikslą, pasikartojančius veiksmus, duomenų šaltinius, išimtis ir didžiausias laiko sąnaudas.
Bandomasis sprendimas
Nedideliu mastu sukuriame ir išbandome automatizaciją, kad patikrintume jos naudą bei rizikas.
Diegimas
Sutvarkome prieigas, kontrolės žingsnius ir dokumentaciją, apmokome naudotojus bei paleidžiame sprendimą kasdieniame darbe.
Priežiūra ir plėtra
Stebime rezultatą, koreguojame scenarijus ir, pasiteisinus sprendimui, pritaikome jį kituose procesuose.
Pradėkime nuo vieno proceso.
Trumpai aprašykite pasikartojantį darbą ar procesą, kuris šiuo metu atima daug laiko. Įvertinsime, ar jį verta automatizuoti ir koks būtų saugiausias pirmas bandymas.
Aptarti procesą→